Dankzij de Japanse opruimgoeroe Marie Kondo is weggooien een volkssport geworden. Maar laat je opruimwoede niet zomaar los op de administratie. Veel paperassen moet je lang bewaren. Een handleiding.
Belastingen: 5 tot 7 jaar
Bedrijven en zzp’ers zijn wettelijk verplicht hun financiële gegevens zeven jaar te bewaren. Voor particulieren bestaat zo’n bewaarplicht niet. Maar aangezien de Belastingdienst tot vijf jaar terug belastingen mag navorderen, is het verstandig je administratie over die periode apart te leggen.
Wie kosten aftrekt van de belasting, moet vijf jaar later nog kunnen aantonen dat die aftrekpost gerechtvaardigd was. We zijn er zelf voor verantwoordelijk alle bewijsstukken uit die periode netjes te bewaren. Verzuim je deze financiële paperassen te bewaren, dan kom je soms voor onaangename verrassingen te staan.
Zo begon de Belastingdienst in 2013 een onderzoek naar treinkosten die belastingbetalers twee jaar eerder bij hun aangifte hadden afgetrokken. Wie dacht dat de NS het reisgedrag met de ov-chipkaart wel bewaard zouden hebben, kwam bedrogen uit. De NS bleken de gegevens maar anderhalf jaar te bewaren. Belastingplichtigen die niet zelf hun ov-kaartgegevens hadden bewaard, konden rekenen op een naheffing van de fiscus.
TIP: Print digitale bonnetjes en facturen niet uit, maar bewaar ze in een aparte map op de harde schijf van je pc. Maak voor de zekerheid een kopie op een USB-stick of losse harde schijf.
Het aangifteformulier zelf en de aanslag horen ook thuis in het digitale mapje ‘Bewaren!’. Al was het maar met het oog op de computerproblemen die de Belastingdienst plagen. Tegen een vergeetachtige overheidscomputer helpt alleen je eigen bewijsmateriaal. Op de website Belastingdienst.nl kun je de aangiften van de afgelopen vijf jaar bekijken. Maar daar zitten al die bonnetjes niet bij.
Wellicht heb je gebruikgemaakt van de fiscaal voordelige schenkingsregeling, waarbij je de kinderen eenmalig een bedrag toestopt voor de aankoop van hun woning. Het is dan verstandig de schenkingsbrief en de overschrijvingen vijf jaar te bewaren. Langer hoeft voor de Belastingdienst niet, maar dat kan toch handig zijn. Bijvoorbeeld als een kind later in een vechtscheiding raakt waarbij gekibbel ontstaat over de schenking.
Toeslagen: 5 jaar
Informatie over allerlei belastingtoeslagen, zoals huurtoeslag en zorgtoeslag, krijg je steeds vaker digitaal toegestuurd. Je kunt deze berichten ook per post krijgen, als dat je voorkeur heeft. Bewaren moet je ze in ieder geval vijf jaar. Inzage in je toeslagen krijg je op de website Mijn.toeslagen.nl.
TIP: Sommige mensen maken gebruik van de digitale brievenbus Mijn.overheid.nl, waar je berichten over toeslagen tot vijf jaar terug kunt inzien. Vergeet niet om erin te kijken! Je zult niet de eerste zijn die een digitaal opgelegde belastingaanslag over het hoofd ziet en een boete krijgt wegens te laat betalen.
Lokale heffingen: 1 jaar
Aanslagen van lokale heffingen, zoals onroerendezaakbelasting, waterschapsbelasting en afvalstoffenheffing, hoef je maar één jaar te bewaren, tot de volgende aanslag in de bus valt. Heb je bezwaar gemaakt tegen de WOZ-waarde, dan kan het belangrijk zijn gegevens uit voorgaande jaren toch te bewaren. De WOZ-waarde wordt elk jaar opnieuw vastgesteld. Veel gemeenten tonen deze waarde op de website www.wozwaardeloket.nl.
TIP: Bij een hoge WOZ-waarde van je huis kun je bij de bank vragen om een lager rentepercentage voor je hypotheek.
Bankafschriften: ieder jaar een kopie
Je kunt eindeloos veel financiële gegevens bewaren. Het kan gaan om dagafschriften van de bank, overzichten van kredietkaarten en andere bankinformatie, zoals je spaarsaldo of beleggingen. Bij veel banken vind je digitale bankafschriften slechts tot vijftien maanden geleden terug op internet. Maak daarom voor de zekerheid één keer per jaar een digitale kopie van deze dagafschriften en van de jaaroverzichten. Dan mis je niets.
TIP: De bank kan je meestal kopietjes verstrekken van oudere betalingen. Dat kost wel geld, oplopend tot €5 per afschrift.
Contracten: tot levenslang
Er zijn tal van contracten waarvan het belangrijk kan zijn ze (veel) later bij de hand te hebben, zoals arbeidscontracten en verzekeringspolissen. Lang niet altijd gelden hiervoor wettelijke bewaartermijnen, maar het zijn schriftelijke afspraken die in geval van een conflict enorm belangrijk worden. Bijvoorbeeld voor pensioenrechten.
Loonstrookjes hoef je overigens maar twee jaar te bewaren. Dat is doorgaans voldoende voor uitkeringsinstantie UWV om te bepalen hoeveel uitkering je krijgt bij ziekte of ontslag. Voor de zekerheid is het verstandig ze ook in de bewaarmap voor vijf jaar te stoppen.
Bewaar polissen voor levensverzekeringen voor altijd. Wees ook zuinig op je pensioen-overzichten. Het pensioenfonds stuurt je slechts één keer per jaar een eenmalige kopie van het Uniform Pensioen Overzicht (UPO), waarin staat hoeveel uitkering je voor je oude dag hebt opgebouwd.
TIP: Sinds een paar jaar kun je overigens de pensioenaanspraken die je hebt opgebouwd, bij je diverse werkgevers opzoeken op de website Mijnpensioenoverzicht.nl.
Bewaar huurcontracten voor een huis of een auto net zo lang tot je de sleutel weer inlevert. Het koopcontract en de hypotheekakte van je woning houd je natuurlijk bij je zolang je er woont. In geval van nood heeft je notaris een kopie.
Contracten en rekeningen van allerlei diensten bewaar je zolang ze lopen. Het gaat om energiecontracten, telefoonabonnementen, internettoegang, kranten, tijdschriften, sportschool en cv-onderhoud. Wissel je van energiebedrijf, bewaar dan de oude contracten en rekeningen voor de zekerheid wat langer. Er komen nogal eens conflicten voort uit een overstap.
Je trouwboekje en de geboorteaangiften van je kinderen bewaar je vooral omdat je eraan gehecht bent. Ben je ze kwijt, dan kun je altijd een afschrift opvragen uit het gemeentelijk bevolkingsregister.
Garantiebewijzen: tot 5 jaar
Gooi garantiebewijzen niet weg zolang de garantie loopt. Soms is dit één of twee jaar, maar ook weleens vijf of zes jaar. Zorg dat de kassabon erbij zit. Maak hiervan ’t liefst een foto, want kassabonnen vergelen snel. Aankoopbonnen kunnen nog jaren later nuttig zijn, bijvoorbeeld bij diefstal tijdens vakantie of een inbraak in huis. Verzekeraars eisen vaak een bewijs van aankoop. Handleidingen kunnen vaak meteen weg; je vindt ze doorgaans ook op internet.
Lijstje voor je familie
Maak een overzicht van wat je allemaal bewaart en hoelang. Als je toch bezig bent, leg dan een lijst aan met al je spaarrekeningen, beleggingsrekeningen, verzekeringen, lijfrentepolissen en allerlei belangrijke internetaccounts, inclusief toegangscodes. Berg dit veilig op, maar zorg dat je familie erbij kan in geval van ziekte of overlijden.
Checklist bewaartermijnen
1 jaar: energierekeningen; abonnementen; lokale belastingen; verzekeringspolissen.
2 jaar: loonstroken.
5 jaar: fiscale gegevens; bankafschriften; financiële jaaropgaven; aftrekbonnetjes; garantiebewijzen.
Langer: trouwboekje; garantie-bewijzen plus aankoop bon; huurcontract van huis of auto; koopcontract en hypotheekakte van eigen woning; polis levensverzekering, zaken omtrent het pensioen.
- Plus Magazine