10 gouden tips voor een VvE die soepel werkt

1. Leer de andere bewoners kennen

Een appartementencomplex waar de bewoners elkaar kennen en naar elkaar omkijken heeft meestal een beter functionerende VvE. Wie de VvE een boost wil geven, kan dus het best beginnen met initiatieven waardoor bewoners elkaar beter leren kennen, zoals een zomerbarbecue of vrijdagmiddagborrel.

2. Zorg voor een deskundig bestuur

Is er geen bestuur, dan is het zaak om bestuursleden te vinden. Ga, liefst samen met andere bewoners, op zoek naar buren die deze rol ­kunnen vervullen. Plaats een oproep op het prikbord. Of, misschien nog beter, spreek buren die geschikt lijken voor een bestuursrol rechtstreeks aan en doe een beroep op hun expertise als bouwkundige, technicus, administrateur of mensenmens.

3. Roep commissies in het leven

De meeste besturen laten zich graag  ondersteunen door commissies, bijvoorbeeld voor verduurzaming, groenonderhoud of technische zaken. Ook een welkomst- commissie kan goed werk doen door nieuwe bewoners wegwijs te maken in de VvE.

4. Maak een Meer-Jaren-OnderhoudsPlan

Iedere VvE is verplicht om te sparen voor groot onderhoud. Dat kan op basis van een MJOP, waarin het groot onder- houd wordt gepland. Zo kan de VvE op tijd geld opzij zetten voor de uitvoering. Een MJOP moet iedere vijf jaar worden herzien. Is er geen MJOP, dan moet een VvE jaarlijks een half procent van de herbouwwaarde van het gebouw sparen.

5. Vergader efficiënt

Toegegeven: efficiënt vergaderen is een kunst. Een goede voorzitter, heldere notulen en een duidelijke agenda helpen daarbij. De VvE kan ervoor kiezen een onafhankelijke en professionele voorzitter in te schakelen. Sommige VvE’s maken daarnaast gebruik van digitale stemprocedures.

6. Luister naar elkaar

Goede communicatie is cruciaal voor vreedzaam samenleven onder één dak. De oplossing voor een parkeer- plek voor bijvoorbeeld een scootmobiel begint met ­luisteren. Waarom heeft de bewoner een parkeerplek dichtbij de voordeur nodig? En waarom is het voor ­andere bewoners een obstakel? Vluchtroutes moeten altijd vrij blijven, maar met een beetje geven en nemen is er vast een veilige plek te vinden voor het voertuig waarvan de bewoner afhankelijk is.

7. Onderhoud strakke banden met de beheerder

Een goede beheerder helpt en ontzorgt bewoners en ­bestuurders. Denk aan het opstellen van de jaarstukken en begroting, en het incasseren van de maandelijkse bijdrage. Tegenstemmers worden aangesproken op het meebetalen aan maat­regels, als die volgens de juiste procedure zijn aangenomen. Voldoet de beheerder niet, door een slechte communicatie of onterechte uitgaven? Dan moet het ­bestuur in overleg met de beheerder. 

Het is een goede gewoonte om één keer per jaar te evalueren. Blijft de beheerder de wensen van de leden negeren, dan kan een VvE het contract met de ­beheerder ook opzeggen. Het kan wel even zoeken zijn naar een nieuwe beheerder, want er is veel vraag naar een goede VvE-beheerder.

8. Kies voor het vierogenprincipe

Zorg dat er altijd minimaal twee mensen betrokken zijn bij het betalen van een grote factuur, bijvoorbeeld de externe beheerder en de penningmeester van de VvE. Voor uitgaven uit het reserve- fonds is het vierogenprincipe meestal verplicht volgens het splitsingsreglement.

9. Benoem een professionele procesbegeleider

De verduurzaming van een appartementencomplex begeleiden is voor vrijwillige besturen en ook voor de meeste beheerders vaak te veel gevraagd. Een profes­sionele procesbegeleider kan de wensen en belangen van bewoners in kaart brengen en heeft kennis in huis over zaken als terugverdientijd, leningen en subsidies. Voor de kosten van een proces­begeleider is vaak ook subsidie mogelijk.

10. Maak er samen wat van

In iedere VvE is wel wat, dat hoort er nu eenmaal bij als je met een groep mensen onder één dak leeft. Wil je ook met elkaar door één deur kunnen, dan helpt het als bewoners belangstelling hebben voor elkaar en met respect communiceren. Als je zelf uitstraalt dat je er iets van wilt maken, werkt dat motiverend voor de ander.